01
użytkownik wybiera firmę i pracowników do rozliczenia
Case study
System ewidencji czasu pracy w Google Workspace
Aplikacja w Google Apps Script uporządkowała ewidencję czasu pracy, generowanie dokumentów i eksport danych na podstawie informacji przechowywanych w Google Sheets, Docs i Drive.
Najważniejsze elementy wdrożenia
interaktywny kalendarz pracy i absencji
generowanie list obecności i wniosków urlopowych w PDF
raporty XLSX i CSV zgodne z wymaganiami systemów zewnętrznych
obsługa planowych dni wolnych, urlopów i przerw
spójne przetwarzanie dat bez błędów stref czasowych
Problem przed wdrożeniem
Problem przed wdrożeniem
Ewidencja obecności, absencji i przerw była czasochłonna, a dokumentacja dla kadr wymagała ręcznego przygotowywania list obecności, wniosków urlopowych i eksportów do systemów zewnętrznych.
ręczne prowadzenie list obecności i absencji
osobne przygotowywanie dokumentów dla kadr
trudna obsługa urlopów rozdzielonych weekendami i świętami
ryzyko błędów przy eksporcie danych do systemów kadrowo-płacowych
Co zbudowaliśmy
Co zbudowaliśmy
Powstała aplikacja webowa w Google Apps Script zintegrowana z Google Sheets, Google Docs, Google Drive i Gmailem. System umożliwiał wybór firmy i pracowników, obsługę obecności, absencji oraz przerw, a następnie generował dokumenty i eksporty w formatach potrzebnych dalej w procesie.
Proces po wdrożeniu
Jak działa proces po wdrożeniu
Od danych wejściowych do uporządkowanego wyniku. Poniżej skrócony przebieg procesu po wdrożeniu.
02
system zapisuje obecności, absencje, urlopy i przerwy w jednym modelu danych
03
na podstawie danych generowane są dokumenty kadrowe w PDF
04
raport miesięczny jest eksportowany do XLSX i CSV
05
gotowe pliki trafiają do uporządkowanego obiegu dokumentów
Przed / po
Jak zmienił się proces
Tabela pokazuje najważniejsze różnice między pracą ręczną a procesem po wdrożeniu.
| Przed wdrożeniem | Po wdrożeniu |
|---|---|
| ręczne wypełnianie list obecności | jedna aplikacja obsługująca ewidencję czasu pracy |
| dokumenty przygotowywane osobno | PDF generowane automatycznie z danych procesu |
| ryzyko błędów przy przerwach i urlopach | spójne reguły dla absencji, przerw i dni wolnych |
| eksport wymagający poprawek | raporty XLSX i CSV gotowe do dalszego użycia |
Efekt biznesowy
mniej ręcznego przygotowywania dokumentów dla kadr
mniej błędów w raportach i eksportach
uporządkowany proces miesięcznej ewidencji czasu pracy
łatwiejsza współpraca z działem kadr i systemami zewnętrznymi
Technologie
Google Apps ScriptGoogle SheetsGoogle DocsGoogle DriveGmailPDF / XLSX / CSVHTML / JavaScript Web App
Co można wdrożyć podobnie
Co można wdrożyć podobnie
To przykłady procesów, które da się uporządkować podobnym podejściem: zaczynając od jednego konkretnego problemu i czytelnego przepływu danych.
obieg dokumentów kadrowych i wniosków
raporty obecności i rozliczenia czasu pracy
eksport danych do systemów zewnętrznych
wewnętrzne panele operacyjne oparte o Google Workspace
Powiązane usługi
Ten typ wdrożenia da się połączyć z głównymi obszarami MorenaTech
Jeśli podobny proces działa dziś ręcznie albo jest rozproszony między plikami, można go połączyć z usługami automatyzacji, Google Workspace albo dalszym rozwojem procesu.
Końcowe CTA
Chcesz podobnie uporządkować proces w swojej firmie?
Jeśli dziś dokumenty, raporty i ewidencja nadal powstają ręcznie, można to zamienić w prostszy i bardziej przewidywalny proces.