01
użytkownik wrzuca pliki wejściowe z CRM i Optimy
Case study
Automatyzacja raportów CRM i Optima
Automatyzacja połączyła dane z CRM i Optimy, uporządkowała dopasowanie klientów oraz przygotowanie raportów bez ręcznego składania plików.
Najważniejsze elementy wdrożenia
identyfikacja plików po zawartości, nie po nazwie
normalizacja czasu pracy do bezpiecznego formatu
dopasowanie klientów mimo różnic w nazewnictwie
automatyczna aktualizacja raportu GOZ-klienci
archiwizacja plików wejściowych po zakończeniu procesu
Problem przed wdrożeniem
Problem przed wdrożeniem
Miesięczne rozliczanie klientów wymagało łączenia danych z dwóch różnych źródeł. Nazwy klientów były niespójne, pliki wejściowe zmieniały nazwy, a import długich czasów pracy do Google Sheets generował błędy formatowania.
ręczne składanie raportu z CRM i Optimy
różne nazwy tych samych klientów w dwóch systemach
pliki wejściowe trudne do rozpoznania po samej nazwie
błędy przy imporcie czasu pracy i dalszych rozliczeniach
Co zbudowaliśmy
Co zbudowaliśmy
Powstało narzędzie w Google Apps Script działające na Arkuszach Google. System rozpoznawał pliki po zawartości, konwertował dane, normalizował czas pracy, dopasowywał klientów i aktualizował arkusz rozliczeniowy dla bieżącego miesiąca.
Proces po wdrożeniu
Jak działa proces po wdrożeniu
Od danych wejściowych do uporządkowanego wyniku. Poniżej skrócony przebieg procesu po wdrożeniu.
02
system rozpoznaje typ każdego pliku po jego zawartości
03
dane są konwertowane i czyszczone do wspólnego formatu
04
mechanizm porównywania dopasowuje klientów między systemami
05
raport miesięczny aktualizuje arkusz rozliczeniowy
06
pliki trafiają do archiwum według miesiąca i roku
Przed / po
Jak zmienił się proces
Tabela pokazuje najważniejsze różnice między pracą ręczną a procesem po wdrożeniu.
| Przed wdrożeniem | Po wdrożeniu |
|---|---|
| ręczne łączenie danych z dwóch systemów | automatyczne przetwarzanie danych CRM i Optimy |
| pliki rozpoznawane po zmiennych nazwach | identyfikacja plików po nagłówkach i treści |
| niespójne nazwy klientów | automatyczne dopasowanie i normalizacja nazw |
| błędy formatowania czasu po imporcie | kontrolowany zapis czasu w bezpiecznym formacie |
Efekt biznesowy
krótszy czas przygotowania miesięcznych rozliczeń
mniej ręcznego łączenia danych z różnych źródeł
mniejsze ryzyko błędów przy raportowaniu
bardziej uporządkowany proces pracy z danymi finansowo-operacyjnymi
Technologie
Google Apps ScriptGoogle SheetsGoogle DriveGoogle Sheets APICSV / XLSX
Co można wdrożyć podobnie
Co można wdrożyć podobnie
To przykłady procesów, które da się uporządkować podobnym podejściem: zaczynając od jednego konkretnego problemu i czytelnego przepływu danych.
miesięczne raporty operacyjne z kilku źródeł danych
scalanie danych CRM, księgowości i rozliczeń
normalizacja importów CSV i XLSX
automatyczne archiwizowanie plików procesowych
Powiązane usługi
Ten typ wdrożenia da się połączyć z głównymi obszarami MorenaTech
Jeśli podobny proces działa dziś ręcznie albo jest rozproszony między plikami, można go połączyć z usługami automatyzacji, Google Workspace albo dalszym rozwojem procesu.
Końcowe CTA
Chcesz podobnie uporządkować raportowanie w swojej firmie?
Jeśli dziś zespół ręcznie składa dane z kilku plików i systemów, można to zamienić w proces o dużo mniejszej liczbie ręcznych kroków.