Inteligentne grupowanie urlopów
System rozpoznawał, że urlop rozdzielony wyłącznie weekendem lub świętem powinien zostać potraktowany jako jeden ciągły wniosek i poprawnie obliczał pulę dni.
Case study
System ewidencjiczasu pracy
Webowa aplikacja w Google Apps Script do obsługi czasu pracy, absencji i dokumentacji pracowniczej. System zastąpił ręczne wypełnianie list obecności i wniosków urlopowych, generując gotowe pliki PDF oraz raporty XLSX i CSV zgodne z wymaganiami systemów kadrowo-płacowych.
automatyzacja procesów kadrowychweb appGoogle Apps Script
Najważniejsze elementy projektu
webowa aplikacja do ewidencji obecności, absencji i przerw
generowanie list obecności i wniosków urlopowych w PDF
raporty XLSX i CSV zgodne z wymaganiami systemów kadrowo-płacowych
obsługa urlopów rozdzielonych dniami wolnymi i eliminacja błędów stref czasowych
Problem
Ewidencja obecności i dokumentacja dla kadr były ręczne
Ręczne prowadzenie list obecności, obsługa absencji i przygotowanie dokumentów dla kadr były czasochłonne i podatne na błędy. Wyzwaniem była także poprawna obsługa urlopów przedzielonych weekendami i świętami, planowych dni wolnych, przerw w pracy oraz eksportu danych w formacie akceptowanym przez systemy zewnętrzne.
Rozwiązanie
Powstała aplikacja webowa zintegrowana z Google Sheets, Google Docs, Google Drive i Gmailem. System umożliwiał wybór firmy i pracowników, generowanie interaktywnego kalendarza pracy, wypełnianie obecności, absencji i przerw oraz tworzenie list obecności, wniosków urlopowych i raportów eksportowych.
Dzięki temu proces ewidencji czasu pracy stał się bardziej przewidywalny i łatwiejszy do obsługi dla użytkownika końcowego.
Efekt biznesowy
Projekt uporządkował miesięczny workflow związany z dokumentacją pracowniczą. Zniknęła duża część ręcznej pracy, a raporty były przygotowane w formacie akceptowalnym przez systemy kadrowo-płacowe.
Najważniejsze elementy
Co było kluczowe w projekcie
Obsługa planowych dni wolnych
Dodano mechanizm raportowania dni wolnych, które nie są urlopami, ale muszą być poprawnie uwzględnione w raportach akceptowanych przez systemy importowe.
Rozliczanie przerw
System automatycznie dzielił czas pracy na odpowiednie bloki i uwzględniał przerwy w formacie zgodnym z wymaganiami zewnętrznych systemów kadrowych.
Strefy czasowe bez niespodzianek
Zaimplementowano spójne przetwarzanie dat w UTC, co wyeliminowało błędy przesunięcia dni między klientem a serwerem.
Efekt
mniej ręcznego przygotowywania dokumentów dla kadr
mniej błędów w raportach i eksportach
uporządkowany proces miesięcznej ewidencji czasu pracy
łatwiejsza współpraca z działem kadr i systemami zewnętrznymi
Technologie
Google Apps ScriptGoogle SheetsGoogle Docs TemplatesGmail APIGoogle Drive APIHTML / JavaScript Web App
Masz podobny proces?
Jeśli w firmie dokumenty i raporty dla kadr nadal robi się ręcznie, da się to uprościć
Zaczynamy od problemu, który dziś najbardziej obciąża proces. Potem budujemy rozwiązanie, które porządkuje pracę i ogranicza liczbę ręcznych kroków.
[email protected]
Mail dla tych, którzy wolą opisać problem i zakres procesu.
+48 606 483 714
Telefon dla tych, którzy wolą omówić temat bez długiej wymiany wiadomości.