Mini case automatyzacji
Automatyczne przypomnienia i raport zaległości w małej firmie
Przykład wdrożenia dla firmy, która chciała przestać ręcznie sprawdzać terminy płatności, dopytywać zespół o statusy i składać raport zaległości z kilku miejsc. Rozwiązanie zostało zaprojektowane jako bezpieczny pierwszy etap: najpierw przypomnienia wewnętrzne, dopiero później ewentualna komunikacja do klientów.
Zakres przykładu
- Obszar
- faktury, płatności, przypomnienia, raport zaległości
- Narzędzia
- Google Sheets, Gmail, Apps Script, prosty log działań
- Priorytet
- mniej ręcznej kontroli i mniej pominiętych terminów
Problem
Terminy płatności były sprawdzane ręcznie, a statusy aktualizowane nieregularnie. Część zaległości wychodziła dopiero przy zbiorczym przeglądzie.
Rozwiązanie
Codzienny skrypt sprawdza statusy i terminy, wysyła wewnętrzne przypomnienia oraz przygotowuje tygodniowy raport zaległości.
Bezpieczeństwo
Na starcie automatyzacja nie pisze do klientów. Najpierw informuje zespół i zapisuje log, żeby reguły można było spokojnie zweryfikować.
Dane wejściowe
Co trzeba było uporządkować
Automatyzacja nie zaczęła się od kodu. Najpierw trzeba było ustalić, które kolumny są źródłem prawdy i jakie statusy blokują kolejne przypomnienia.
- numer faktury
- klient i opiekun klienta
- kwota i termin płatności
- status płatności
- data ostatniego przypomnienia
- uwagi i wyjątki do ręcznej kontroli
Przebieg wdrożenia
Jak wyglądał pierwszy etap
uporządkowanie arkusza z fakturami i terminami płatności
dodanie statusów: do sprawdzenia, wysłana, opłacona, po terminie
codzienny przegląd terminów i zaległości
wewnętrzne przypomnienia do osoby odpowiedzialnej za klienta
cotygodniowy raport zaległości dla właściciela firmy
log wysłanych przypomnień i błędów do późniejszej kontroli
Efekty
Co firma zyskała
- mniej ręcznego sprawdzania terminów w arkuszu
- szybsza reakcja na faktury po terminie
- czytelniejszy podział odpowiedzialności w zespole
- jedno miejsce do sprawdzenia statusów i wyjątków
Ograniczenia
Czego pilnować przy takim wdrożeniu
- przypomnienia do klientów nie wysyłają się automatycznie w pierwszym etapie
- każda wysyłka wewnętrzna trafia do logu
- status opłacona blokuje kolejne przypomnienia
- brak adresu e-mail lub opiekuna trafia do raportu wyjątków
Wniosek
Najpierw kontrola wewnętrzna, potem pełna automatyzacja
Przy płatnościach i przypomnieniach nie warto zaczynać od automatycznego pisania do klientów. Bezpieczniejszy pierwszy krok to alerty wewnętrzne, raport zaległości i log działań. Dopiero gdy dane są stabilne, można rozszerzać proces o bardziej automatyczną komunikację.